Faciliter l'analyse des données : normaliser les données pour automatiser les contrôles et optimiser l'efficacité opérationnelle.

Pour mener à bien l'optimisation des processus, il faut avant tout collecter les données essentielles. Une institution financière de premier plan s'est lancée dans une initiative à l'échelle de l'entreprise visant à rationaliser ses processus métier afin de s'aligner sur les références du secteur en matière d'efficacité. L’un des objectifs était d’automatiser 100 contrôles de processus. Ces contrôles peuvent correspondre à un processus complet ou à un élément de processus pouvant être automatisé afin d’éliminer le temps et les efforts humains nécessaires à l’exécution de la tâche et de passer à l’étape suivante.

L’optimisation des processus grâce à l’automatisation des contrôles permet non seulement de gagner du temps et de l’argent, mais aussi d’éliminer les erreurs humaines, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de donner aux équipes les moyens de se concentrer davantage sur leurs objectifs. Le plus grand défi consiste à identifier les processus qu’il est le plus avantageux d’automatiser.

L’entreprise savait quels types de contrôles elle souhaitait automatiser, mais elle ne disposait pas de la vue d’ensemble unique et standardisée du processus dont elle avait besoin pour effectuer l’analyse des données et sélectionner les 100 contrôles idéaux à automatiser. Les données dont elle avait besoin pour évaluer la situation étaient dispersées dans plus de 25 feuilles de calcul différentes, dont chacune présentait des variations de mise en forme. Elle avait besoin d’aide. Elle a donc fait appel à Randstad Digital pour trier les données, identifier les meilleurs candidats à l’optimisation des contrôles et les automatiser.

standardiser les données provenant de sources disparates en vue de leur analyse.

La première étape a consisté à regrouper les données issues de plus de 25 sources et à les normaliser. Pour regrouper à la fois les données relatives aux contrôles et aux critères issues de chacune des sources, Randstad Digital a d’abord créé un ensemble de données principal à partir des données de contrôle.

Pour ce faire, chaque ensemble de données source a été examiné afin de s’assurer qu’il se présentait sous une forme tabulaire appropriée ; les variables d’identification clés ont été normalisées, l’ensemble de données a été balisé avec des informations d’identification, puis ajouté aux autres ensembles de données sources. Randstad Digital a ensuite fusionné les données de critères avec l’ensemble de données principal des contrôles.

Une fois la fusion et la normalisation des données terminées, l’équipe a pu procéder à l’analyse des données afin de déterminer quelles 100 mesures de contrôle seraient les plus avantageuses pour l’optimisation des processus.

en hiérarchisant les contrôles en vue de l’optimisation des processus.

En s'appuyant sur les critères qu'ils avaient établis — tels que le fait que les contrôles soient déjà automatisés, le processus métier dont ils faisaient partie et l'existence ou non d'améliorations déjà prévues—, Randstad Digital a filtré l’ensemble de données unifié, passant de plus de 600 contrôles à une liste hiérarchisée de plus de 120 contrôles, conformément à l’objectif des 100 contrôles. L’entreprise a ensuite synthétisé les résultats à l’aide de graphiques et de tableaux afin d’aider l’équipe chargée de l’amélioration des processus à mieux comprendre le processus d’automatisation des contrôles et à communiquer ses plans aux services concernés avant de se lancer dans l’automatisation.

l’automatisation et la documentation des processus.

L’entreprise souhaitait non seulement disposer d’une liste des 100 contrôles, mais aussi que cette liste soit générée de manière automatisée. Microsoft Power Query étant déjà implémenté dans le système de l’entreprise, Randstad Digital s’en est servi pour effectuer l’analyse. Parallèlement, Randstad Digital a également rédigé une documentation résumant les principales étapes mises en œuvre. Grâce à cette documentation, à la maîtrise acquise de Power Query et aux données nouvellement rationalisées, l’équipe chargée de l’amélioration des processus de l’organisation disposait de tout ce dont elle avait besoin pour développer rapidement des processus automatisés à l’avenir.

atteignant ainsi un nouveau niveau d’efficacité opérationnelle.

Randstad Digital a aidé l’organisation à se donner les moyens d’atteindre son objectif d’automatisation des contrôles et lui a fourni une feuille de route pour qu’elle puisse, à l’avenir, mettre en œuvre elle-même l’automatisation des contrôles. La rationalisation des données et de leur analyse lui a permis d’avoir une visibilité sur les processus à l’échelle de l’entreprise. La documentation relative à l’automatisation lui permettra de reproduire ce processus pour n’importe quel contrôle à l’avenir. Grâce à ces informations, l’organisation peut désormais se conformer rapidement aux normes sectorielles en matière de contrôles automatisés, être compétitive sur le marché tout en maîtrisant ses coûts, et atteindre de nouveaux niveaux d’efficacité opérationnelle.