L'amélioration continue et itérative est un parcours que doit suivre chaque entreprise. En tant que dirigeants, nous savons que nous devons améliorer notre qualité, agir plus rapidement et de la manière la plus rentable possible, mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Par où commencer et quelles priorités fixer ?
Randstad Digital s'attache à aider ses clients à accélérer leur transformation numérique afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles pour leurs entreprises et leurs clients. Cela implique de collaborer avec les clients pour qu’ils embrassent le changement afin de créer un avantage concurrentiel. Les organisations sont guidées par des capacités et une culture en constante évolution, ce qui leur permet de repenser leur activité et de renforcer leur résilience face à des changements permanents. Décomposons donc cela en 6 principes directeurs pour l’optimisation des processus.
Bien que la maturité de l’organisation et la situation environnementale puissent imposer de traiter certains principes avant d’autres, il en est un qui doit toujours être abordé en premier : évaluer, hiérarchiser et développer rapidement les processus. En d’autres termes, vous devez vous assurer de bien comprendre vos processus métier et les éventuelles lacunes susceptibles de limiter la performance.
Définir l'état actuel d'une organisation, d'une unité opérationnelle, d'un produit, etc., constitue une première étape essentielle. Auparavant, lorsque les concepts Lean ont vu le jour dans les environnements de production, l’un des meilleurs moyens de cerner l’état actuel, de comprendre comment quelque chose fonctionne ou produit des résultats, consistait à parcourir le processus et à observer (puis à documenter) la manière dont il est exécuté (c’est-à-dire une visite sur le terrain, ou « Gemba walk »). Cependant, les entreprises ont évolué et la majorité de nos clients opèrent exclusivement dans des environnements ou avec des produits numériques/virtuels, ou encore dans des environnements transactionnels ; il n’y a donc souvent aucun processus physique à suivre ; néanmoins, le concept reste valable. Pour effectuer une visite virtuelle de terrain (Gemba walk), vous devrez peut-être observer le traitement d’une demande de prêt sur un ordinateur, naviguer sur un portail web, interroger un concepteur technique pour comprendre le processus, ou trouver une autre manière créative de « parcourir » le processus. Observer, décrire et comprendre le processus permet d’acquérir une solide compréhension de l’état actuel et devient la référence à partir de laquelle toute amélioration peut être mesurée et tout changement planifié.
schéma des processus
Si vous avez besoin de comprendre une séquence, une logique et un ordre, la carte est un outil simple, intuitif et rapide. Si vous avez également besoin de comprendre les rôles et les responsabilités, ajoutez des couloirs (par exemple, des sections associées à un rôle fonctionnel).
sipoc
Si vous avez besoin de comprendre l'enchaînement des étapes, la logique, ainsi que les entrées et les sorties, les acteurs, les parties prenantes, les systèmes utilisés et les informations/données transmises, alors le modèle SIPOC (Fournisseur, Entrée, Processus, Sortie, Client) est un excellent outil. C’est, à mon avis, l’un des meilleurs outils pour démarrer une analyse, car il permet de mener une étude globale afin d’obtenir les détails fondamentaux du processus, sans se perdre dans les détails ni s’enliser dès le départ.
évaluation des risques
Si vous avez besoin d'identifier les points de défaillance tout au long de votre processus, de quantifier la gravité relative de ces défaillances et de déterminer quels contrôles sont disponibles ou applicables, une évaluation des risques de type FMEA (analyse des modes de défaillance et de leurs effets) constitue une approche concise et bien structurée.
Nous disposons donc d’une base solide. Quelle est la prochaine étape ? Si le problème est vaste et complexe, et qu’il implique plusieurs processus, nous aurons alors besoin d’un cadre permettant de mettre en perspective les interdépendances et les liens entre ces processus. Dans ces cas-là, il est nécessaire de développer une hiérarchie des processus. Nous aborderons les hiérarchies de processus dans le prochain chapitre de ce blog.
Prêt à pérenniser votre excellence opérationnelle ?