Notre équipe d'experts opérationnels se concentre sur :
- Créer une documentation exhaustive sur les processus métier actuels afin de comprendre les flux de données d’un système à l’autre.
- Fournir une documentation exhaustive sur l'état actuel de l'architecture des systèmes afin de visualiser l'ensemble de leurs applications en un seul endroit et de comprendre comment elles fonctionnent ensemble.
- Fournir un cadre permettant de consigner les instructions de travail pour chaque processus métier et informatique, qui assure le contrôle des versions et définit les responsabilités.
- Assurer une visibilité pour l’équipe informatique au sein des processus métier afin de mieux comprendre les lacunes et les défis et d’identifier les opportunités.
- Élaborer une feuille de route stratégique traitant des opportunités prioritaires et identifier les ressources nécessaires pour chaque initiative.
le défi.
Cette université publique de recherche propose une formation de niveau mondial en leadership et en gestion à 2 300 étudiants à temps plein et à temps partiel, encadrés par 200 enseignants et 250 membres du personnel.
À mesure que l’établissement et ses systèmes de soutien ont évolué, la complexité opérationnelle de ses systèmes informatiques s’est également accrue.
L’université avait besoin de comprendre comment les données circulaient au sein de ses systèmes (des admissions à l’intégration et au départ des étudiants et des enseignants, en passant par le traitement des données relatives aux anciens étudiants) afin d’améliorer la productivité, de réduire le coût global de l’informatique, ainsi que la complexité et les risques opérationnels.
L’université s’est tournée vers Randstad Digital afin de mieux comprendre ses flux de données et d’obtenir des recommandations essentielles pour améliorer ses opérations au cours des exercices financiers suivants.
La solution.
Afin d’aider l’université à optimiser ses opérations, Randstad Digital a recommandé l’approche suivante pour instaurer la transparence opérationnelle nécessaire à l’élaboration d’une feuille de route en vue de l’optimisation :
- Documenter l’état actuel des processus métier
- Créer un diagramme d’architecture de l’état actuel représentant l’inventaire des applications web prises en charge par les technologies actuelles
- Organiser un atelier de transition pour former l’équipe à l’utilisation et à la maintenance de la documentation fournie, ce qui permettra à l’université de mieux s’adapter aux changements futurs.
Randstad Digital a commencé par documenter l’état actuel des processus métier clés.
Outre les diagrammes de flux de processus, l’équipe a également travaillé sur des diagrammes SIPOC (fournisseurs, entrées, processus, sorties et clients) et des tableaux RACI (rôles et responsabilités).
L'objectif était de comprendre :
- Comment les données circulent-elles au sein de l’organisation ?
- Qui sont les principaux responsables des différentes étapes du processus ?
- Quels sont les différents transferts et les différentes technologies utilisées ?
Les documents SIPOC ont permis de compléter et d’apporter un contexte supplémentaire aux étapes du processus, en mettant en évidence les éléments de données et les objets clés circulant tout au long du processus de bout en bout.
Les tableaux RACI permettent de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante au sein d’un processus. Compte tenu de l’absence de documentation actuelle sur l’un quelconque de ces processus, Randstad Digital a également fourni à l’équipe de l’université un cadre flexible permettant de documenter les instructions de travail, en vue d’une gestion des connaissances future plus efficace et durable.
Parallèlement à la documentation des processus métier, Randstad Digital a également créé un schéma d’architecture système représentant l’inventaire des applications web prises en charge par les technologies actuelles.
Les applications web ont été classées en fonction des processus qu’elles prennent en charge. Randstad Digital a mis en évidence les lacunes et les possibilités d’amélioration, en accompagnant la documentation de recommandations quant au maintien, à l’abandon ou au remplacement des applications.
Enfin, Randstad Digital a animé un atelier de transition avec les parties prenantes et l’équipe afin de leur expliquer comment utiliser les documents sur l’état actuel dans le cadre des futures discussions de planification stratégique.
Les parties prenantes ont été formées aux outils et techniques permettant de maintenir la documentation à jour, ainsi qu’à l’importance de ces documents pour assurer la transparence opérationnelle.
Grâce à des entretiens avec les parties prenantes et à des observations, Randstad Digital a pu recenser les défis actuels, les points faibles, les opportunités d’amélioration pour l’avenir et les possibilités d’automatisation au sein de chaque processus.
Tout au long du processus, Randstad Digital a également tenu à jour un registre des opportunités contenant des solutions et des améliorations potentielles pour combler les lacunes opérationnelles et résoudre les points faibles identifiés.
Les opportunités répertoriées dans ce registre ont été classées par ordre de priorité et notées en fonction de leur impact potentiel et du niveau d’effort estimé. Ce registre des opportunités a constitué un livrable clé pour l’université, servant de base à ses initiatives stratégiques et à sa planification.
le résultat.
À la fin du projet, Randstad Digital a fourni une documentation sur plus de 20 processus métier, accompagnée pour chacun d’entre eux de schémas de processus, de diagrammes SIPOC et de tableaux RACI.
Randstad Digital a également mis à jour les schémas d’architecture des systèmes de l’université. Pour la première fois depuis des années, celle-ci a pu visualiser l’ensemble de ses applications en un seul et même endroit. Nos recommandations et les opportunités identifiées permettront à l’équipe de l’université d’élaborer une feuille de route stratégique en tenant compte du retour sur investissement et de l’effort requis pour chaque initiative.
L’université a non seulement pu instaurer visibilité et transparence entre les équipes métier et techniques, mais aussi mettre en place une gestion du changement et une gouvernance, en collaborant pour assurer la maintenance des processus techniques et métier. Ces recommandations permettront de réaliser des économies annuelles en termes d’heures de travail et de coûts logiciels.